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書き方、話し方にはコツがある(例文あり)

履歴書やエントリーシートなどの文章や、面接時の伝え方には相手の立場になってどう見えるか、聞こえるか想像する力が必要です。 

 

そこで本日は、ちょっとしたコツ・ポイントをお伝えします。

 

◆語尾を変える=単調にならないこと

前提として、文章作成の際には、語尾が「です・ます調」か「だ・である調」なのかどちらかに統一してください。

 

とある質問にはですます調で記載し、別の質問にはである調で記載するとなると、読み手としてはとても読みづらいです。

 

では本題です。

 

語尾を変えるとは、同じ言葉で終わらせないでリズムや抑揚を変える事を言います。

 

〈悪い例〉

私は◯◯◯◯です。

それは、◯◯◯◯◯だからです。

つまり、◯◯◯◯ということです。

 

この1文は、語尾が全て「〜です。」で終わっていて、リズムが単調です。

 

それを少し変えて、

 

〈良い例〉

私は◯◯◯◯です。

過去、◯◯の経験から◯◯◯◯◯と考えます。

つまり、◯◯◯◯は◯◯◯◯と思います。

ですから、◯◯◯◯と考えております。

 

語尾を、「です」と「考えます」と「思います」「おります」と少し変えるだけでも、読み手・聞き手にとっては飽きの来ないリズムや抑揚のある内容に感じ取る事ができます。

 

 

◆接続詞をうまく使う

文章を構成し、相手に伝える際には、接続詞を効果的に使うと文章と文章の繋がりが自然で、読み手・聞き手にとっても話がスムーズに入ってきます。

 

〈良い例〉

私は◯◯◯◯です。

それは、◯◯◯◯の経験から学びました。

◯◯◯◯に取り組んでいた際、◯◯◯◯という課題がありました。

そこで、まず私は◯◯◯◯◯。

次に、◯◯◯◯◯。すると、◯◯◯◯◯。しかし、◯◯◯◯◯。そこで、さらに私は◯◯◯◯。そして、◯◯◯◯◯。ようやく◯◯◯◯◯。結果、◯◯◯◯。

 

文章の中に、効果的に「まず→次に→そして→さらに」と繋げていくと、課題や問題に対する独自の行動が時系列で伝わりやすくなります。

また、結果に至るまでの自身の行動の側面、すなわち試行錯誤を繰り返しているプロセスがとてもよく伝わるようになります。

 

文章構成の際の参考にしてください。

 

 

◆主語と述語を明確にする

文章を読み進めるスピードは、1枚のESに対して5分もかけません、だいたい1分前後です。

その位に、人事は膨大なESに目を通してジャッジしていかなければマンパワー的に不足しており、追いつきません。

 

そんな時に、文章の中に複数の登場人物が出てくる際、誰が、誰に対して働きかけている行動なのか掴みにくい文章を見かけます。

 

〈悪い例〉

その時、◯◯◯◯しました。すると、◯◯◯◯と言われ、◯◯◯◯になりました。

◯◯◯◯しなければならないので、◯◯◯◯◯たところ、◯◯◯◯◯でした。

 

よくあるこの手の文章には、「誰が」「誰に対して」の思考や行動なのか伝わりづらいです。

 

改善するならば、

〈良い例〉

その時、私は◯◯と考え、お客様へ◯◯◯◯しました。

すると、アルバイトメンバーから◯◯◯◯と言われました。

その状況を打開する必要があると考え、私は店長へ◯◯◯◯提案し実践したところ、お客様の反応は◯◯◯◯でした。それを受けアルバイトメンバーは○○○○○と考えるようになり、、

 

登場人物が「私」「バイトメンバー」「店長」「お客様」など複数出て来る場合には、誰が誰に対しての思考や行動なのかを明確にしてください。

 

◆定義と、前提条件を明確にする

これは、文章よりも会話=グループディスカッションや面接でとりわけ大切なことです。

 

話の前提や言葉の意味付け=定義が明確になっていないと、伝えたい事や、結果があいまいでぼんやりしたものになってしまいます。

 

例えば、

〈悪い例〉

私は仕事を通じて社会貢献してお客様から信頼を得て自ら成長していきたいと思います。

 

この発言は、抽象的な言葉が4つ入っています。「仕事」と「社会貢献」と「信頼」と「成長」です。

 

自分にとって仕事とは、なにを指すのか。営業なのか事務なのか、あるいはそれらの総称なのか分かりません。

 

また、企業は人に、社会により良い製品やサービスを提供している事で存在している事が前提であるならば、社会貢献していない企業はこの世に存在しないという仮説が成り立ちます。

 

自分にとって、社会貢献とはどのような形式や内容を指すのか。どのような手法や行動で貢献していく事を想定しているのかを明確にしないと全く伝わりません。

 

信頼も同じです。

信頼を得るにはどうすれば良いと考えているのか。そもそも信頼という言葉の意味はなんなのか。そこから説明しないと相手の心には届きません。

 

成長も同様です。

定義や意味の説明が無いので、伝わりません。読み解くとするなら、「お客様から信頼を得ることが成長につながる」と考えているようです。

 

それは、なぜそう思うのでしょうか。

お客様から信頼を得るにはどうすれば良いかという説明や定義の説明の後に、なぜ信頼を得る事が、すなわち成長につながるのか詳しく話す必要があります。

 

 

◆定義と前提と、それを言う根拠を明確に

例えば。

 

〈良い例〉

『私は、貴社営業職を通じてお客様から信頼を得る事で成長していきたいと考えています。

 私にとって営業とは働くことそのものであり、働くことは生きることであると考えています。

 生きていくために働くのではなく、働くから生きているという考えに基づき、企業の利益を生み出す根幹である営業職を志望しています。

 私は、営業職としてお客様から信頼を得る事が、貴社の利益向上に繋がり、ひいては自分の営業パーソンとしてのスキルも向上すると考えています。

 私にとって利益の創出は、信頼関係の構築が前提にあると考えており、信頼の構築なくしては成立しないと思っています。

 信頼とは、質であり、スピードであり、有言実行の繰り返しであると考えています。

口だけではなく、要求された物事をわがごと化して捉え、すべきタスクを計画し着実に遂行していく。

 私は、成長を目標とはしていません。なぜなら、顧客の要求・要望に対してその想像をはるかに超える製品やサービスの提供、すなわち付加価値の高い品質の提供を有言実行することが、信頼を生み、結果的に営業パーソンとしてのスキルが向上すると考えているからです。

私にはそれが可能です。

なぜならば学生時代に、、、(続く)』

 

というように。

 

しかし、この例文は、

「ただ価値観や定義を伝えているだけの口だけの熱意・意欲」

です。

 

それができる、実現可能な人間である事の証明は全て「過去の行動事実」にあります。

 

後半で、その信頼構築および利益貢献が可能な人材である事を、学生時代の事実や根拠を裏付けに、説明しなければ、本人が嫌う「口だけの人」になってしまいます。

 

以上、例を見ながら解説しました。

文章は面接の台本にもなります。

 

相手に伝わりやすい表現となっているか、根拠や定義は明確か。

 

もう一度誰かに見てもらい、客観的に良い文章になるように表現力を向上させましょう。